La orden de evento (BEO)
Todo evento serio vive en un documento: la orden de evento (Banquet Event Order). Recoge el salón, el montaje, los horarios, el menú, las bebidas, el equipo audiovisual, el personal, las alergias y lo que se cobra. Cocina, sala, compras y contabilidad trabajan sobre el mismo papel; lo que no está en la orden no se sirve ni se cobra.
Cómo se calcula el costo por persona
Costo por persona = (costo del menú + bebidas + personal del evento + montaje y alquileres + otros gastos directos) ÷ número de personas garantizado.
El precio se construye sobre ese costo, no sobre lo que cobra la competencia. Así se sabe desde la cotización qué margen deja cada evento y cuál es el mínimo de personas por debajo del cual deja de ser rentable.
Garantía, anticipo y cambios
La garantía de asistentes es el número mínimo que el cliente paga aunque vengan menos personas; se confirma unos días antes del evento. Junto con el anticipo y una política clara de cambios y cancelaciones, protege la compra de producto y la contratación de personal.
Bodas, eventos corporativos y catering
Una boda, un congreso y un servicio de catering fuera del hotel comparten la misma disciplina —orden de evento, costo por persona, garantía— pero cambian en logística y en riesgo. En el catering, el transporte, el equipo y el tiempo de montaje pesan tanto como el menú.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una orden de evento o BEO?
El documento que describe todo lo que se servirá y se cobrará en un banquete: salón, montaje, horarios, menú, bebidas, personal y precios. Es la referencia común de todos los departamentos.
¿Cómo se calcula el precio de un banquete por persona?
Se suman los costos directos del evento (menú, bebidas, personal, montaje y alquileres), se dividen entre las personas garantizadas y se añade el margen deseado.
¿Qué es la garantía de asistentes?
El número mínimo de personas que el cliente se compromete a pagar, aunque asistan menos. Se confirma antes del evento.